质量手册-会议组织管理程序
日期:2008-04-11 09:43:41 发布人:admin 浏览量:1076
七、会议组织管理程序
【目 的】
规范科技处牵头主办的各类会议的组织与管理。
【适用范围】
科技处牵头组织的各类主题会议,包括:学院科技大会、学术委员会会议、科协委员会会议、科技项目立项评审会、科技项目结题评审会、科技成果鉴定会等。不包括纯业务性质的校内小型会议。
【操作分工】
1、科技处负责会议的组织、材料准备、记录与对外联系。
2、学院办公室协助准备会场及会务工作。如有必要,需安排车辆接送校外专家和领导。
3、宣传部负责拍照或录像。
【操作程序】
1、科技处长制订会议预案并报主管院长批准。预案中包括邀请的校内外人员、时间安排、会场要求、经费预算等。
2、科技处办事员根据预案,准备会标、席卡、电脑、签到表、照相机及会议资料等,并向有关单位和人员发出会议通知。如果需要,与办公室联系安排接送专家和领导的车辆。
3、学院办公室准备会场,包括茶水、音响设备、投影设备等。
4、会议开始前,科技处组织签到。
5、会议过程中,科技处负责做好记录,宣传部根据科技处的要求进行拍照或录像。
6、会议结束后,科技处保存会议资料。并安排车辆送走专家和领导。向院办报送会议纪要等必要的材料。
【相关文件】
无
【记录表单】
1、会议签到表(KJ47-01)
2、会议预案(参考格式)(KJ47-02)
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