质量手册-会议组织管理程序
日期:2008-04-11 09:43:41  发布人:admin  浏览量:1076
  

七、会议组织管理程序

【目    的】

规范科技处牵头主办的各类会议的组织与管理

【适用范围】

科技处牵头组织的各类主题会议,包括:学院科技大会、学术委员会会议、科协委员会会议、科技项目立项评审会、科技项目结题评审会、科技成果鉴定会等。不包括纯业务性质的校内小型会议。

【操作分工】

1、科技处负责会议的组织、材料准备、记录与对外联系。

2、学院办公室协助准备会场及会务工作。如有必要,需安排车辆接送校外专家和领导。

3、宣传部负责拍照或录像。

【操作程序】

1、科技处长制订会议预案并报主管院长批准。预案中包括邀请的校内外人员、时间安排、会场要求、经费预算等。

2、科技处办事员根据预案,准备会标、席卡、电脑、签到表、照相机及会议资料等,并向有关单位和人员发出会议通知。如果需要,与办公室联系安排接送专家和领导的车辆。

3、学院办公室准备会场,包括茶水、音响设备、投影设备等。

4、会议开始前,科技处组织签到。

5、会议过程中,科技处负责做好记录,宣传部根据科技处的要求进行拍照或录像。

6、会议结束后,科技处保存会议资料。并安排车辆送走专家和领导。向院办报送会议纪要等必要的材料。

【相关文件】

【记录表单】

1、会议签到表(KJ47-01

2会议预案(参考格式)(KJ47-02

 

 

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